לא פעם אנו שומעים על ארגונים אשר חווים קשיים ובעיות בהגדרה ובחלוקה נכונה של בעלי התפקידים השונים בחברה.
הגדרה נכונה והבנת כל אחד את תפקידו, הינה קריטית להצלחתו של ארגון.
חוסר סדר ובהירות יגרום לרוב לעיכובים מיותרים, אינטריגות ואף להשתהות עד כדי עצירה של פרויקטים חשובים באמצע שלב כזה או אחר.
אחת הבעיות המרכזיות הינה, שכמעט בכל פרויקט שנתקע אין הבנה משותפת של תפקידים ואחריות של המשתתפים, ואף לא תיעוד מפורש התומך בכך.
בדיוק בשל כך יותר ויותר ארגונים מתחילים ליישם את מטריצת RACI.
מודל RACI הנקרא גם מטריצת סמכות ואחריות, הינו שיטה שעוזרת לארגונים להגדיר תחומי אחריות, מידת מעורבות ורמות סמכויות שונות בפרויקט מסוים לפי ארבעה קריטריונים : אחריות (R), סמכות (A), ייעוץ (c) ויידוע (I).
המודל מתעד את תפקידו וסמכותו של כל אחד מהאנשים ובכך מייצר המון סדר וודאות.
מטריצת RACI תאפשר לגורמים הנדרשים בארגון לדעת בדיוק מי אחראי בכל שלב, מי המייעצים ונותני האינפוטים ואלו בעלי עניין חייבים להיות מעודכנים בכל שלב.
אז מהי מטריצת RACI ?
מטריצת RACI מבהירה תחומי אחריות ומבטיחה שהפרויקט יבוצע כהלכה והתפקידים יוקצו בצורה המדויקת ביותר.
הדבר נעשה בעזרת תרשים אשר ממפה כל משימה, אבן דרך או החלטה קריטית לביצוע יעיל של אותו פרויקט.
לפי מיפוי הדברים, ניתן להגדיר אחריות, סמכויות ותפקידי פעילות ואף להחליט על מי להיות מעודכן בכל שלבי תהליך הפרויקט.
חלוקת תפקידים ותחומי אחריות לפי מודל ה- RACI
ראשי התיבות RACI מייצגים את ארבעת התפקידים/תחומי האחריות לגורמי ביצוע בכל פרויקט:
Responsible - אחראי
הינו הגורם המבצע את המשימה. בפרויקט אחד יכולים להיות מספר אחראים לעיתים, בעל הסמכות הוא גם האחראי.
Accountable -הגורם הסמכותי
הגורם הסמכותי בפרויקט עליו מוטלת האחריות , ניתן להגדירו לשם הבנה כ״בעל״ הפרויקט. הוא האדם שחותם בפועל/מאשר ביצוע משימות בשלבי הפרויקט השונים. בנוסף על הגורם הסמכותי לוודא שהאחריות למשימות השונות מוגדרות כמו שצריך במטריצה. לתפקד זה יהיה אדם אחד בלבד כגורם הסמכותי.
Consulted - יועצים
הגורמים בפרויקט שצריכים לתת את האינפוטים לפני שהעבודה יוצאת לפועל . אנשים אלו בד״כ יהיו מעורבים בפרויקט לאורך כל הדרך.
Informed - מיודעים
אלו האנשים שצריכים להישאר ״בתמונה״ במשך כל זמן הפרויקט, אותם אנשים זקוקים לעדכונים על התקדמות או החלטות, אך אין צורך להתייעץ איתם באופן רשמי, והם אינם תורמים ישירות למשימה או להחלטה.
ששת השלבים לייצור מטריצת RACI
צרו תרשים. התרשים יכול להיות בצורת טבלה או כל פורמט אחר אשר נוח עבורכם לשימוש
#1
#2
#3
#4
יישום ששת שלבים אלו יעזרו לכם לבנות מטריצת סמכות ואחריות יעילה אשר תעזור לכם להפיג חוסר וודאות ותייצר לכם סדר עוד לפני התחלת הפרויקט ובמהלכו.
בהירות והגדרת תפקידים ברורה תאפשר לארגון לשפר משמעותית את סיכויי הצלחתו של פרויקט.
שימוש נכון במודל כמעט תמיד יתרום להנעת פרויקט תקוע, יחזק וישפר תוצאות. ויאפשר לבעלי העניין המרכזיים בו, להתמודד בקלות עם הנושאים האחרים הדורשים פתרון.
עדיין מרגישים תקועים או צריכים סדר בדברים? אל תהססו לפנות לצוות המומחים שלנו
HE 
EN